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KARDEX Y ARCHIVOS



Ing. Omar Anhelo Ibañez Ibañez
Archivo y Kardex
ESFM "Juan Misael Saracho"

TÉCNICO I - RESPONSABLE DE ARCHIVO Y KÁRDEX

El responsable de Archivo y Kárdex es la encargada o encargado de responder con profesionalismo y compromiso los requerimientos de certificación e información del personal docente y estudiantes de la ESFM y del manejo de la información referida al proceso académico de los estudiantes, inscripción, registro y seguimiento de los resultados, garantizando su seguridad, acceso y uso apropiado. Se encuentra bajo la dependencia de la Directora o Director Académico de la ESFM.

INGRESO KARDEX Y ARCHIVO

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ATRIBUCIONES

Brinda información con relación al seguimiento académico, la extensión de documentación académica de calificaciones, certificaciones de estudiantes y egresados.
Extiende el visto bueno en certificaciones y legalizaciones de documentos académicos que emita.
Solicita la compra de bienes y materiales de acuerdo a las necesidades y al respectivo Plan Operativo Anual.
Elabora certificaciones de calificaciones, transcripción de notas, control y seguimiento del archivo (Kardex Personales de los estudiantes y personales) de la ESFM y UA.

Ingreso público al Area Legal

FUNCIONES

Desarrolla las tareas asignadas con eficiencia y resultados favorables en el marco de lo establecido en la política educativa y la normativa vigente en el Estado Plurinacional de Bolivia.
Planifica las labores de la unidad coordinando el desarrollo de tareas con la Dirección Académica.
Organiza procedimientos adecuados para la emisión de documentos oficiales propios de la unidad.
Controla y actualiza los Kardex personales de los estudiantes y egresados.
Procesa las certificaciones de calificaciones.
Proceso Legalizaciones de Certificados de Egresos.
Maneja con precisión el SIFM (Módulos de Kardex de Estudiantes, calificaciones, admisión, etc.).
Elabora las transcripciones de notas.
Organiza los procesos de registro e inscripción de estudiantes en coordinación con la Dirección Académica.
Administra el Sistema de Información de Formación de Maestros (SIFM).
Garantiza la correcta información consignada en la emisión de documentos institucionales.
Mantiene confidencialidad sobre la documentación e información de la ESFM y UA a su cargo.
Salvaguarda la documentación, los bienes y equipos a su cargo.
Organiza en forma adecuada los documentos, archivos físicos y digitales para ofrecer la información inmediata.
Cumple y hace cumplir la normativa vigente, manuales de procedimientos relacionados con la unidad.
Proporciona información estadística y la relacionada al seguimiento académico.
Elabora el historial académico de estudiantes en coordinación con sus compañeros de unidad.
Imprime Certificados de Egreso, certificados de calificaciones, certificados en general y otra documentación de carácter académico de los estudiantes, previa verificación de información y cumplimiento de requisitos.
En caso de emitir información o documentación fraudulenta será sujeto a responsabilidad administrativa, civil y/o penal conforme a normativa vigente.
Brinda informes de certificaciones y transcripciones al inmediato superior.
Registra la inscripción de estudiantes regulares y nuevos en cada periodo lectivo.
Emite informes sobre el historial académico de los estudiantes.
Elabora el Historial Académico de estudiantes.
Ingresa datos de calificaciones en el SIFM.
Realiza la inscripción de estudiantes regulares el SIFM.
Organiza los folders para egresados, conteniendo la documentación correspondiente.
Mantiene en orden el archivo impreso de calificaciones.
Mantiene actualizados los Kárdex Personales de las y los estudiantes.
Presenta informes periódicos de actividades y reportes expresamente solicitados por las Direcciones General, Académica, Administrativa y Financiera y Coordinaciones de Unidades Académicas.
Brinda información de la unidad correspondiente, previa autorización de la Dirección Académica.
Elabora oportunamente listas oficiales de estudiantes por carreras y especialidades.
Proporciona listas y planillas de calificaciones a las maestras y los maestros.
Orienta adecuadamente en todo tipo de trámites académicos administrativos y otros inherentes a ESFM y UA.
Publica y difunde información académica inherente al trabajo institucional.
Realiza otras funciones según necesidad académica institucional previo conocimiento de la autoridad superior.
Brinda trato con calidez humana a los estamentos: docente, administrativo, de servicio, estudiantado y a toda persona en general.
Coadyuva a la creación y consolidación de un clima institucional favorable para el trabajo comunitario entre todos los estamentos de la ESFM y UA.
Centraliza la información oficial de Archivo y Kárdex.
Otorga el visto bueno en legalizaciones, certificaciones u otros documentos de carácter académico de los estudiantes.
Atiende programas y actividades de formación autorizadas por el Ministerio de Educación que se encuentren a cargo de la ESFM y UA de acuerdo a la necesidad de dichos programas.

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